Izazov

Girl Scouts of Japan je organizacija na nivou cijele zemlje koja se sastoji od 47 lokalnih vijeća i oko 40.000 članova. Član je Svjetskog udruženja djevojaka vodiča i izviđačica koje predstavlja najveći volonterski pokret posvećen djevojčicama i mladim ženama. Organizacija Girl Scouts podržava i osnažuje djevojčice i mlade žene da postignu svoj puni potencijal putem neformalnog obrazovanja.

Kao organizacija na nivou cijele zemlje, Girl Scouts of Japan se borila da održi jasnu komunikaciju sa svim članovima. Uz veliki broj grupa i članova različitih uzrasta, trebao im je efikasan i siguran poslovni sistem da osiguraju usklađenost svih grupa i zaštitu ličnih informacija o maloljetnim licima. S obzirom na to da je ovo krovna organizacija lokalnih vijeća, njeni fajlovi sadrže lične informacije o djevojčicama i mladim ženama u svakoj grupi i vijeću, kao i o odraslima koji su njihovi voditelji. Zbog lokacija koje su rasprostranjene širom zemlje, važno je nadzirati i vrednovati aktivnosti. Voditelji grupa i lokalno vijeće šalju izvještaje organizaciji Girl Scouts of Japan o prisustvu, učestalosti događaja te drugim metrikama o uticaju da osiguraju što veću efikasnost organizacije. S obzirom na ograničene resurse, trebalo im je rješenje koje se jednostavno može primijeniti širom zemlje na različitim lokacijama lokalnih vijeća.

Priča

S "duhom izviđačica" za isprobavanje novih stvari bez ustručavanja, organizacija Girl Scouts of Japan je integrirala paket proizvoda usluge Google za neprofitne organizacije da podstakne efikasnost širom mnogih lokalnih vijeća i grupa. Najprije su počeli koristiti Google Workspace da usklade poslovanje u svim lokalnim vijećima. Ugrađivanjem obrazaca na web lokaciji, članicama organizacije Girl Scout mogu pružiti programe e-učenja koristeći Google Forms. Program e-učenja je pružio priliku široj grupi članica da steknu znanje o izviđačicama i vještine za razvoj liderstva. I dok program Girl Scouts postoji duže od jednog stoljeća, organizacija Girl Scouts of Japan je osavremenila rad koristeći testove na Google Formsu da pomognu djevojčicama i mladim ženama da prošire svoje znanje i vještine te dobijaju značke lokalnih vijeća širom zemlje.

Osoblje organizacije Girl Scouts of Japan ima različite nivoe tehničkog znanja te im proizvodi kao što su Forms i Tabele omogućavaju da jednostavno dijele informacije i dobijaju sažetke podataka bez ručnog unošenja. S obzirom da se radi o krovnoj organizaciji za lokalna vijeća, Google Workspace joj omogućava da dijeli dokumente samo s korisnicima koji trebaju imati pristup za svaki lokalni ogranak, što omogućava poboljšane mjere zaštite privatnosti. Budući da je sada moguće dijeliti fajlove sa svim lokalnim vijećima, svaka grupa može dijeliti najbolje primjere iz prakse, aktivnosti na razvoju timskog duha te druge aktivnosti za pružanje podrške radu. Uz Gmail, njihove prethodne brige u vezi s neželjenom poštom, zlonamjernim softverom i drugim sigurnosnim pitanjima su smanjene putem Googleovih postavki privatnosti. Postavljanjem Google Web lokacija, razna lokalna vijeća i članovi mogu pristupiti relevantnim informacijama kao što su obuke i priručnici Voditelja grupe. Zahvaljujući tome, novosti i informacije se brzo dijele lokalnim vijećima i članovima koje podržava Girls Scouts of Japan.

Ne samo da su proizvodi usluge Google for Nonprofits rezultirali poboljšanjem internog poslovanja, već je organizacija Girl Scouts of Japan nedavno iskoristila Google for Nonprofits i za doseg i komunikaciju izvan organizacije. Koristeći Ad Grants i YouTube, organizacija aktivno razvija svoju online prisutnost da privuče nove članove i dijeli nevjerovatan rad i događaje koji se održavaju na svakoj lokaciji. YouTube videozapisi im pomažu da predstave svoj rad na osnaživanju djevojčica i mladih žena, uključujući aktivnosti na razvoju timskog duha, zajedničko pjevanje i lokalne ljetnje kampove.

Da dijeli informacije i poveća broj osoba koje prisustvuju njihovim događajima, organizacija koristi Google Mape da pomogne svima koji nisu članovi, a zainteresirani su za izviđačice, da jednostavno pronađu događaje koji se odvijaju šilom Japana. Organizacija koristi i Google Maps API-je koji su dostupni putem programa Earth Outreach da postojećim i potencijalnim novim članovima pruži globalni prikaz svog uticaja. Kombiniranjem Google Maps API-ja i YouTubea kreirali su Virtuelni obilazak pet objekata organizacije širom svijeta. Time se podstiče globalna perspektiva i članovima omogućava da osjete pripadnost većoj zajednici širom svijeta.

Alati usluge Google for Nonprofits ne samo da pomažu da programi organizacije Girl Scouts of Japan budu organizirani i efikasni, već pomažu da se vizuelno predstavi njihov važan rad na osnaživanju i podsticanju djevojčica i mladih žena.

Rumiko Meguro, šefica ureda GSJ-a, tim za odnose s javnošću i prikupljanje priloga

Uticaj

S obzirom da je ovo velika organizacija na državnom nivou, prilagođavanje rada odgovarajućem obimu je ključno za uspjeh. Njen program e-učenja, čiji je sadržaj određen prema Google obrascu, omogućio je da više od 7000 članica dobije obuku iz raznih oblasti, od znanja o izviđačicama do životnih vještina. Što se tiče finansija, Google Workspace je omogućio kvalitetnije sigurnosne sisteme koje je moguće lako primijeniti na višestrukim lokacijama.

Korištenjem Google Workspacea znatno je poboljšana radna efikasnost organizacije. Ranije su samo neki članovi osoblja djelimično koristili Googleove proizvode, ali Google Workspace još uvijek nije bio instaliran u cijeloj organizaciji. Stoga su morali održavati višestruke račune e-pošte, što je moglo predstavljati potencijalni sigurnosni rizik. Kada je organizacija prešla na Google Workspace, svaki član osoblja je imao samo jedan račun za sve radne potrebe kom su mogli pristupiti s bilo kojeg mjesta, eliminirajući rizik od gubitka dokumentacije tog uposlenika u slučaju da ode. Google Workspace im omogućava da upravljaju svojim korisnicima interno, brzo i efikasno organizirajući osoblje njihove velike organizacije. Ranije je član osoblja zadužen za sistem informacione i komunikacijske tehnologije organizacije morao podnositi zahtjeve za promjene na računima, kao što je dodavanje novih članova ili brisanje računa uposlenika koji su prestali raditi, postavljajući upit vanjskom pružaocu usluga putem tabele. Ovo im omogućava da troše manje vremena na osnovne poslove organizacije i da više vremena posvete nastojanjima da se rašire i dosegnu više djevojčica i mladih žena te nastave rad programa.

Alati usluge Google for Nonprofits su također proširili uočljivost njihove organizacije i njihova nastojanja da podrže djevojčice i mlade žene te njihov razvoj. Prethodno su njihovi događaji bili izlistani na stranici web lokacije s desetinama događaja na dugačkoj listi na kojoj su učesnici morali klikati. S Google Mapama su uspjeli ugraditi mapu na svoju web lokaciju i ažurirati događaje u stvarnom vremenu. Svaki događaj je označen bojom, prema mjesecu ili temi (npr. "Dan izviđačica") kako bi onima koje zanimaju izviđačice bilo lakše brzo pronaći lokalne događaje kojima mogu prisustvovati. Integriranjem događaja na Google Mapama i vizuelnim predstavljanjem svoje lokacije, povećali su prisustvo događajima s više od 18.000 pregleda informacija o događajima. Potencijalni članovi više ne moraju pretraživati da pronađu najbliži sastanak, već mogu veoma jednostavno izvući mapu i pronaći priliku da se međusobno povežu.

Dijeljenje važnog posla koji obavljaju te vizuelno predstavljanje uticaja koji imaju na djevojčice i mlade žene je ključno za uspjeh organizacije Girl Scouts of Japan. Usluga Ad Grants je poboljšala online prisustvo organizacije i dovela više od 3000 posjetilaca mjesečno na njenu web lokaciju, čime je broj posjetilaca povećan za 500% u samo dva mjeseca. Za globalne kampanje kao što je "Zaustavimo nasilje" kreirali su oglase koji podstiču rodnu ravnopravnost i zaštitu od nasilja da razviju svijest i povećaju medijsku pokrivenost kampanje u Japanu. Na sličan način, njihov YouTube kanal ističe plejlistu izviđačica koje se igraju tapšalice uz pjesmu "I’ll Think of You" koju je napisao Kurt Schneider, kao vid aktivnosti za razvijanje timskog duha. Mnoga lokalna vijeća i grupe su dostavili svoj videozapis i do sada ih je prikupljeno 43. Koriste se da pokažu primjere aktivnosti izviđačica, kao i da podstaknu nove članice da dođu na web lokaciju putem kartica i bilješki. S više od 20.000 pregleda na nekim videozapisima, YouTube je pokretač u prikazivanju rada kojim se bave da pruže podršku djevojčicama i mladim ženama te da ih osnaže.

Organizacija Girl Scouts of Japan ima na desetine programa, od programa za izgradnju samopouzdanja koji su zajedno razvili WAGGGS i DOVE, preko kampanje "Zaustavimo nasilje" za podršku smanjenja nasilja nad ženama, pa do raznih kampova i događaja širom zemlje. Alati usluge Google for Nonprofits ne samo da pomažu da programi budu organizirani i efikasni, već pomažu da se vizuelno predstavi njihov važan rad na osnaživanju i podsticanju djevojčica i mladih žena.